Tool zur zentralen Erstellung der LBV Datei
Ziel: Zentrale Erstellung einer unverschlüsselten Datei aus allen freigegebenen JVA’en zur Übertragung an das LBV unter Beibehaltung bisheriger Sicherheitsmaßnahmen.
Die Erstellung der LBV-Datei in drei Schritten
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LBV-Daten nach Abrechnung erstellen / Freigabe der Daten
Die Daten fließen in einen anstaltsinternen Bereich der Oracle-Datenbank und sind nach der Freigabe nicht mehr änderbar. Änderungen die das LBV betreffen und nach Freigabe der Daten vorgenommen wurden, fließen in den nächsten Monat. -
Der zweite Anwender (4-Augen-Prinzip) bestätigt die Richtigkeit oder kann ggf. die LBV-Freigabe zurücksetzen und leitet die Daten in einen landesweiten Bereich der Oracle-Datenbank weiter.
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Die zentrale Stelle überführt diesen Daten, durch das neue Programm, in die eigentliche LBV-Datei und leitet diese an das LBV weiter.
Die Freigabe der LBV-Daten erfolgt nicht mehr aus der Abrechnungsmaske, sondern über den Menüpunkt ‚LBV / Daten für LBV vorbereiten‘.
Das ist die neue Schaltzentrale des Dienstplaners für alle Prozesse, die das LBV betreffen:
Sie wählen den Monat, für den die LBV-Daten vorbereitet werden sollen und klicken auf den OK-Button, um den nächsten Bearbeitungsschritt zu ermöglichen. ‚LBV-Daten vorbereiten‘ zeigt die ermittelten Daten in tabellarischer Auflistung.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen durch die Buttons zur Verfügung:
LBV-Daten vorbereiten:
Nach der Prüfung der angezeigten Daten können Sie mit dem gleichnamigen Button die LBV-Daten vorbereiten. Es wird keine Datei erzeugt, denn die Daten fließen zunächst in den anstaltsinternen Bereich der Oracle-Datenbank und werden erst von dort in den folgenden Schritten von zentraler Stelle in die landesweite LBV-Datei überführt.
Es ist nun nach wie vor möglich die Schichtzulagen zu ändern, oder auch die Abrechnung rückgängig zu machen. Nach evtl. Änderungen oder einer erneuten Abrechnung, können die LBV-Daten immer wieder neu vorbereitet werden, bis zur LBV-Freigabe.
LBV-Daten freigeben:
Wenn Sie sicher sind, dass die angezeigten Informationen richtig sind, können Sie die LBV-Daten des Monats ‚freigeben‘. Diese Freigabe entspricht der Freigabe, die Sie bisher kennen. Danach kann die Abrechnung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die eben freigegebenen LBV-Daten sind nicht mehr änderbar. Notwendige Korrekturen am Dienstplan werden, wie bisher, als Korrekturen nach Abrechnung mit dem bekannten schwarzen Rahmen kenntlich gemacht und fließen in dem nächsten Monat an das LBV.
Diese LBV-Freigabe kann durch den zweiten Anwender (Vier-Augen-Prinzip) rückgängig gemacht werden, falls die Prüfung ergibt, dass Änderungen durch den Dienstplaner notwendig sind. Dies zieht ein erneutes Vorbereiten, sowie eine erneute LBV-Freigabe durch den Dienstplaner nach sich, bevor der Prüfer zuletzt die Daten an die zentrale Stelle überträgt.
Datei Ansicht:
Umschalter zwischen tabellarischer Ansicht der LBV-Daten und der Ansicht, wie die Daten in der späteren LBV-Datei gespeichert werden.
Für den zweiten Anwender steht die Maske ‚LBV / LBV-Daten in landesweiten Pool übertragen‘ zur Verfügung:
Nach der Auswahl des Monats und der Bestätigung mit OK – erscheinen die LBV-Daten des Monats, die zuvor durch den Dienstplaner freigegeben wurden.
‚LBV-Freigabe zurücksetzen‘
Falls die Prüfung ergibt, dass Änderungen an den abgerechneten Daten vorgenommen werden müssen, kann hiermit der Freigabestatus zurückgesetzt werden. Im Anschluss an die Änderungen müssen die LBV-Daten durch den Dienstplaner erneut vorbereitet und freigegeben werden.
An landesweiten Datenpool übertragen:
Die anstaltsspezifischen LBV-Daten werden in einen Daten-Pool übertragen, der die LBV-Daten des gesamten Landes enthält. Der letzte Schritt erfolgt nun von zentraler Stelle. Von dort wird die LBV-Datei aus diesem Daten-Pool erstellt und an das LBV übertragen.
Sicht des Anwenders auf das Tool zur zentralen Erstellung der LBV-Datei
Die neue Anwendung präsentiert alle Monate einzelner JVAen, die noch nicht übertragen, aber freigegeben und in der Oracle-DB erstellt worden sind. Im Regelfall ist das der zuletzt abgerechnete und für das LBV freigegebene Monat. Der Anwender kann sich die JVAen auswählen (Eingabe von J oder N in die Spalte ‚Auswahl‘), für die er die LBV-Datei erstellen möchte. Dies ist nicht auf den aktuellen Monat beschränkt, sondern ermöglicht auch die nachträgliche Übertragung einer JVA, wenn sie bisher noch nicht übertragen wurde. Das Tool erstellt die Datei aus den gewählten JVAen, unverschlüsselt. In der Oracle-Datenbank wird festgehalten für welche JVAen und zu welchem Zeitpunkt die LBV-Datei erstellt worden ist.
Da sich die LBV-Daten freigegebener Monate nicht ändern, können die LBV-Dateien aller Monate durch dieses Tool jederzeit erneut erstellt werden.
Nach der Auswahl des Monats und dem Betätigen des Buttons ‚Anzeigen‘, stellt Ihnen diese Maske eine Übersicht aller JVAen zur Verfügung, die im Monat November Daten für das LBV enthalten.
Nach allen Spalten kann sortiert werden, sie haben folgende Bedeutung:
Dienststelle: Anstaltsbezeichnung mit Dienststellenschlüssel
Zeigen Sie mit der Maus auf eine JVA, um Adressdaten Telefonnummer im gelben Infofenster zu sehen.
Freigabe: der Monat, für den Daten übertragen werden müssen
rot = Daten wurden noch nicht übermittelt (möglicherweise sind sie freigegeben, jedoch nicht von dem zweiten Anwender geprüft und übermittelt)
grün = Daten sind bereit
Auswahl: Alle JVAen, die sich im Status grün befinden, werden automatisch zur Übertragung voreingestellt (J). Wenn Sie eine JVA von der Erstellung der LBV-Datei ausnehmen möchten, markieren Sie die Zeile und geben N ein. Automatisch werden Ihnen die Daten dieses Monats in dem nächsten Monat wieder vorgelegt.
Dies sieht man am Beispiel der JAA Düsseldorf. Es gibt einen Eintrag für den Monat 11, der noch nicht bereit ist. Eine weitere Zeile zeigt den Monat 08, der noch nicht übertragen wurde und solange in jedem weiteren Monat zur Übertragung vorgeschlagen wird.
Datum: Enthält diese Spalte einen Wert, dann weist dies daraufhin, dass die Daten zu dem angezeigten Datum in die LBV-Datei geschrieben wurden.
Die LBV-Datei kann immer wieder erstellt werden – auch für zurückliegende Monate. Durch beeinflussen der Spalte Auswahl ist es auch möglich, die Datei nur für eine JVA zu erstellen.